Facility management, la gestión total del edificio

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El coste de diseñar y construir un inmueble apenas implica el 20% de los recursos que consumirá durante toda su vida útil, pero de lo bien o mal que se emplee esa cantidad inicial va a depender que el mantenimiento del edificio sea del 80% previsto o se dispare de forma incontrolada. Con este ilustrativo ejemplo una nueva generación de profesionales quiere resumir la importancia del facility management, una disciplina de creciente influencia que promueve la gestión eficiente y responsable del edificio y de los patrimonios inmobiliarios.

Hasta 70.000 millones de euros se calcula que mueven en España todas las áreas de negocio implicadas en el facility management (FM). Una cantidad más que significativa que representa el 6,47 del PIB, siempre según el cálculo de 2016 de la Sociedad Española de Facility Management. Quizá convenga poner en contexto la afirmación para entender la relevancia del sector, el FM agrupa actividades tan dispares como el de oficinas, limpieza, restauración y mantenimiento de inmuebles, seguridad, energía, residuos, gestión de flotas, mensajería y correos, con el nexo común del mantenimiento del edificio.

¿Qué es el facility management?

Este término empieza a utilizarse en Estados Unidos en la pasada década de los años 70. En 1980 la hoy International Facility Management Association celebra su primera reunión, confirmando también su definitiva introducción en Europa a través de Reino Unido y Noruega. Pero habría que esperar hasta 2001 para la constitución de la asociación española promovida por un puñado de pioneros del sector, concienciados de la importancia de defender y difundir la nueva actividad.

Es así como llegamos hasta la redacción de la Norma ISO 41011 de gestión de inmuebles y servicios de soporte en 2017,  que define el concepto de facility management como la “función de las organizaciones por la cual se integra a las personas, los lugares y los procesos dentro de un entorno construido con el propósito de mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad de la parte principal del negocio de las empresas”.

Gestor de la segunda partida de coste empresarial 

Dicho de otro modo, el facility manager se encarga de administrar de forma centralizada y profesional los recursos imprescindibles para que un inmueble sea operativo y ofrezca su máximo rendimiento en el presente y el futuro. De momento su labor se concentra en el mundo de la gran empresa, en muchos casos organizaciones para las que gestiona la segunda partida del gasto presupuestario, solo por detrás de la de personal.

Las instituciones públicas también empiezan a concienciarse de la importancia que el facility management tiene para sus finanzas, la eficiencia en la prestación de sus servicios y, sobre todo, el bienestar de los trabajadores y usuarios en instalaciones como colegios, hospitales o cualquier edificio administrativo.

Pero el facility manager no solo reivindica su función cuando el inmueble está construido, también en las fases de proyecto y obra, cuando su visión global de necesidades, gestión y coste es vital para crear edificaciones más eficientes desde el punto de vista de sus necesidades económicas, energéticas y su consumo medioambiental. De ahí que el especialista FM esté cada vez más presente en la industria de promoción inmobiliaria y construcción.

Cinco funciones del facility manager

La activa industria de formación en postgrados ya ha incorporado a su oferta másteres de facility manager o de gestor de activos y servicios FM, como también se le conoce. Así, tras una primera generación de profesionales autodidactas o formados en el extranjero, se incorporan ahora una segunda llamada a consolidar una actividad que se promociona con atractivos reclamos como los de “cero desempleo” o salida profesional de arquitectos, aparejadores y otras ingenierías.

Estos profesionales deberán desarrollar competencias en cinco áreas fundamentales de desempeño:

  1. Diseñar la estrategia de FM: deben comprender las necesidades de la organización.
  2. Gestionar personas: organizar y supervisar a los profesionales involucrados en la gestión del edificio y al conjunto de empleados y usuarios, por lo que deben tener habilidades en comunicación.
  3. Planificar inversiones y gestionar activos inmobiliarios con visión de ciclo de vida: lo que incluye gestión de propiedades y arrendamientos, real estate, financiero, gestión de proyectos de obras de construcción y reformas…
  4. Planificar y gestionar los servicios asociados: gestión del entorno de trabajo, mantenimiento, limpieza,  seguridad, catering…
  5. Planificar y gestionar los recursos de la organización: estandarización de procesos eficientes en su área, políticas de compras y adquisiciones, control de presupuestos, gestión de sistemas de información, análisis de riesgos…

Como ves, la labor del facility manager va mucho más allá de la de control de costes y la búsqueda de ahorros, su aportación se mide en capacidad para aportar valor integral a la organización en función de sus objetivos. Y eso le va a convertir en un profesional en auge.